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Gestão de Contratos e sua importância

11.10.2017

 

Ao fechar um negócio, um dos primeiros procedimentos é registrar em um documento tudo o que foi combinado com o cliente, considerando o que foi contratado, como será oferecido, os prazos de execução e entrega, os direitos e deveres de cada lado e assim por diante. Esse procedimento é responsável pelo sucesso das negociações e é essencial organizá-lo com atenção. Por isso, contar com uma boa gestão de contratos é primordial.  

 

A Gestão de contratos é a administração de todas as etapas que ocorrem ao longo da elaboração do documento, desde a fase de apresentação da proposta de venda até o pós-venda. É importante lembrar que a gestão de contratos também está relacionada ao período após o vencimento do documento, quando o fornecedor ainda deve oferecer garantias, sigilo de informações, assistência técnica, entre outros. 

 

Podemos afirmar que a gestão de contratos tem dois objetivos principais: o de controlar os riscos, direcionando os gestores de forma correta para a prevenção deles, e o de garantir a satisfação do cliente em relação aos resultados conquistados e ao relacionamento positivo com a empresa. 

 

A gestão de contratos vai prever todas as necessidades relacionadas ao serviço prestado ou produto oferecido e ter o cuidado com as questões jurídicas contratuais, antecipando riscos que podem passar despercebidos no início e mostrarem-se perigosos ao longo da relação com o cliente. 

 

Os contratos são uma parte preciosa do negócio, pois representam o que a empresa decidiu comprar e vender. É importante salientar que de nada adianta ter um contrato bem escrito, resultado de uma negociação bem feita, se ele não for gerido de forma correta. A negociação e a elaboração do contrato é, sim, uma das bases para a saúde financeira da empresa, no entanto, a forma como se acompanha também é importante, pois se for ineficiente pode resultar em perdas significativas nos diferentes processos, como a aquisição ou a oferta de um serviço incompleto. Uma boa gestão de contratos garante que os processos sejam todos realizados de forma mais eficiente, ajudando no desenvolvimento corporativo. Por isso, ela é feita sobre três pilares: organização das informações, previsão dos riscos e análise contínua das atividades, permitindo que toda a documentação e a rotina da empresa estejam em dia. 

 

Os erros mais comuns na gestão de contratos 

  • Descrever o objeto do contrato de forma vaga: É de suma importância que  objeto de um contrato seja descrito com toda a precisão e detalhes possíveis pois é este aspecto do contrato que vai determinar os direitos e as obrigações de cada parte. 

  • Não estabelecer multa rescisória: Esse ponto é de extrema importância, porque a quebra de contrato pode trazer prejuízos financeiros para a empresa e, por isso, deve ser compensada. 

  • Ignorar os juros de mora: um contrato deve prever casos de atraso no pagamento, determinando, portanto, de quanto serão os juros de mora.  

  • Não definir as obrigações das partes contratantes: as cláusulas referentes às obrigações das partes devem ser dispostas de forma clara no documento, pois são elas que esclarecem qualquer dúvida durante a execução do projeto. Além disso, também facilitam que os envolvidos façam corretamente o que diz respeito a eles. 

Sistema de gerenciamento de contratos 

 

Uma das melhores maneiras de se conseguir uma boa gestão de contratos é contar com soluções específicas para essa atividade. E nisso, a tecnologia é uma importante aliada, pois, além de automatizar os processos, permite uma visão mais ampla e clara do desenvolvimento deles. A Enterprising, por exemplo oferece em seus ERP Atena as funcionalidades para a sua gestão de contratos, de forma a otimizar o trabalho e garantir a eficiencia da sua empresa com redução de custos e total segurança. Entre em contato conosco e saiba mais sobre esta solução. 

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