Será que seu Software de Gestão e ERP é Bom ?
Veja uma avaliação que você deve saber sobre seu software, se é realmente necessário trocá-lo ou não.
Sete coisas que você precisa saber para avaliar a qualidade do software da sua empresa e os serviços que o desenvolvedor lhe oferece.
Você conseguiu fechar um grande número de
negócios no ano passado e está feliz da vida com os resultados que
alcançou. Afinal, é isso o que conta, em última instância, na arena
empresarial. Na hora de verificar o lucro da sua empresa, porém, você
percebe que o esforço não se transformou em dinheiro no caixa.
Então você chama um Consultor ou um
Auditor. Olha daqui, checa dali e a explicação aparece num passe de
mágica: o valor que a sua empresa gastou sem que você percebesse foi tão
elevado quanto o preço daquele carrão importado de último tipo que você
gostaria de comprar. Oops! Cadê aquele maldito software de gestão
empresarial ? Ele não deveria ter um fluxo de caixa ? Um controle por
Centro de Resultado ? Orçamentos Financeiros ?
Etc., etc. etc. ?
É, deveria, mas nem sempre ele cumpre o
seu papel. Nem todos os softwares que se dizem de gestão no fundo têm
condições de entender a sua empresa, interpretá-la corretamente e nem
sempre os consultores técnicos de informática sabem orientar sobre o
melhor caminho a seguir. Nem todos têm noção do que é uma administração
por centro de resultado, um orçamento financeiro, uma meta de vendas, um
custo de produção e estoque.
1.
Ajuda no resultado
O software deve ser avaliado
principalmente pela contribuição que dá aos processos operacionais da
empresa, rapidez e qualidade e até quanto ao resultado financeiro. Se o
software que você contratou lhe oferecer constantemente análises e
soluções para e da sua empresa, que envolvam controle de custos,
impostos, centro de resultados, posições financeiras e de vendas,
acompanham os processos produtivos, então é provável que você esteja bem
assessorado.
2.
Tem perfil gerencial ?
Hoje, o bom software de gestão e ERP não
responde apenas pelas tarefas operacionais. Ele deve ir além disso,
processando a mesma informação para que seja compreendida de diversas
formas, de diversos pontos de vista. Não basta ser apenas um sistema
integrado (que ao incluir uma NF já baixa o estoque e cadastra o contas
a receber). Precisa também agrupar os resultados por áreas, dinamizar
fluxos de caixas, executar posições financeiras globais, comparar metas,
enfim, precisa disponibilizar informações de forma gerencial.
A relação entre você e a empresa que
desenvolve o software deve ser de extrema confiança, porque o consultor
técnico é o profissional que terá informações confidenciais e
estratégicas da empresa para poder lhe disponibilizar estes resultados.
3. É ágil ?
É condição indispensável que o software seja ágil. Ou adianta alguma
coisa você saber que sua área comercial (por exemplo) vai gastar mais do
que o previsto, depois que já gastou ?
Mas só isso não basta. O software deve ter
condições também de entender e interpretar a legislação e as atividades
da sua empresa. O consultor técnico deve ter condições de orientá-lo
sobre os melhores caminhos a serem buscados. Tudo isso de forma rápida e
eficaz. Caso contrário, o software vai ficar tão desatualizado que o
melhor lugar para ele será na lixeira do Windows.
4. É atualizado ?
É fato que todo software precisa estar constantemente se reciclando
sobre leis, medidas provisórias, toda sorte de obrigações fiscais e
tributárias que impactam o mundo corporativo, as novas tecnologias,
plataformas de sistemas operacionais, comunicação rápida, internet, e
uma visão bastante próxima do que acontece no mercado. Assim, poderá
prever problemas futuros ou potenciais e ajudá-lo a resolvê-los.
5. Oferece soluções ?
Ainda não é tão comum, mas as empresas devem contar com seus parceiros
de sistemas para que lhes ofereçam serviços de personalização. O
software, por mais abrangente que possa ser, precisa ter condições de
ser personalizado para atender aquelas coisas específicas da sua empresa
que lhes são tão úteis e até mesmo vitais. E deve ser de implementação
rápida e com custos adequados.
6. Faz Contrato ?
Parece óbvio, mas nem toda softhouse se preocupa em fazer um contrato de
licenciamento e prestação de serviços, apesar de ser uma prática
recomendada pelo Código de Defesa do Consumidor. O contrato estabelece
os direitos e os deveres de ambas as partes e é um poderoso instrumento
jurídico. O contrato deve possuir ainda as garantias de que o software
e serviços estarão disponíveis e sempre atualizados, além é claro de
incluir uma cláusula que preveja rescisão, caso você não fique
satisfeito com os serviços prestados.
7. Tem registro ?
Outro item que parece óbvio, mas que pode acabar por lhe dar uma dor de
cabeça imprevista. O seu software é registrado no INPI ? É registrado
junto as receitas estaduais ?
Entre outros fatores, lembre-se que você
não poderá fazer talonário de NF se o software que sua empresa usa não
estiver devidamente registrado.